EL INFORME

EL INFORME

 

El informe es un texto que se puede escribir con fines científicos, técnicos o comerciales, con el objetivo de comunicar informaciones relevantes para el cuerpo o personas encargadas de dirigir y tomar decisiones.

El informe se utiliza principalmente para presentar resultados obtenidos, o análisis relevantes, verificados por el realizador de dicho informe. Además, en ocasiones, puede contener soluciones propuestas a los problemas,  los métodos, etapas y procesos mediante los cuales hemos obtenido los datos para encontrar esa solución o recomendaciones para lograrlo.

CARACTERÍSTICAS

·      Es el resultado de un requerimiento o solicitud de un superior o cliente. Está dirigido a una persona o grupo de personas que poseen la obligación de leerlo y evaluarlo.

·      Se realiza para con el fin de ser la base especifica que aporta información relevante a la hora de tomar decisiones.

·      Generalmente contienen tablas, cuadros, gráficos estadísticos y otras formas para la clasificación, organización y presentación de los datos.

Tipos de informe

Según su naturaleza:

En primer lugar, se debe aludir a la clasificación de informes según su naturaleza u objetivo:

·      Técnico: Estos informes son emitidos por entidades públicas o privadas con el único fin de informar y responder a una investigación o estudio previamente acotado y determinado. Para la confección de este tipo de informes se requiere rigor y un cierto nivel de lenguaje técnico no accesible para todo el público.

·      Científico: Estos son los tipos de informes más especializados que existen y requieren un mayor dominio de un lenguaje técnico y preciso. Gracias a la jerga que se emplean en estos documentos, para leer estos documentos y entenderlos se requiere un determinado nivel de estudios en esa disciplina.

·      Divulgativo: En este caso se manejan una serie de exposiciones y contenidos para presentarlos a un público en general. Su fin es llegar a todas las capas sociales o a la mayor parte de ellas. Por tanto, deben tener un lenguaje cultural medio.

·      Mixto: Estos informes presentan una peculiaridad respecto al anterior. También se trata de recabar información precisa para exponerla a público general; pero, al mismo, tiempo para una organización en particular. Su lenguaje debe ser coloquial con los menos tecnicismos posibles.

Según su contenido:

Independientemente de su naturaleza escrita u oral, los informes según su contenido pueden clasificarse en:

·      Expositivos: Estos informes carecen de interpretación y análisis sobre el hecho a analizar. Tan sólo se limitan a narrarlo, describirlo o exponerlo. Del mismo modo, tampoco suelen incluir recomendaciones ni conclusiones.

·      Interpretativos: Como su nombre indican son aquellos documentos donde su finalidad no sólo es recopilar información, sino también analizarla e interpretarla. Por lo tanto, es imprescindible que en ellos exista unas recomendaciones o conclusiones finales que dejen claro su alcance y sentido.

·      Demostrativos: A diferencia del anterior, este tipo de valoración tiene en cuenta la opinión particular de su autor frente a una o varias circunstancias o sus posibles efectos. El autor debe diferenciar claramente su opinión personal y señalar con total precisión las distintas etapas que llevaron al emisor a dictaminar determinadas proposiciones.

·      Persuasivos: Son aquellas exposiciones que a través de un argumento pretenden demostrar al emisor una valoración sobre un tema. Buscan convencer al receptor del mensaje para que tome ciertas decisiones, de ahí que normalmente se acompañan de un plan de acción.

Empresarial:

En el tejido empresarial resulta muy frecuente encontrar distintos nombres para cada uno de sus informes. A continuación, vamos a ver y analizar brevemente cuales son los informes empresariales más frecuentes:

·      Autónomos: Puede hacer referencia a los informes elaborados por este colectivo o a los informes que otras personas elaboran sobre ellos. Normalmente, contienen información técnica sobre el sector o disciplina en donde se mueven: información comercial; financiera; riesgo-crédito, judicial, etc.

·      Impago de Personas y Pymes: Es aquel que ofrece información financiera sobre una persona física o jurídica. Son sumamente útiles para conocer la situación económica de un determinado individuo o empresa antes de realizar convenios y colaboraciones con ellos. De ahí que existan empresas dedicadas a elaborar este tipo de informe para que se sienta seguro antes de tomar decisiones comerciales.

·      Administradores: Son aquellos informes empresariales donde se reúne toda la información sobre un administrador y las distintas sociedades que maneja o representa. Este tipo de documentación incluye cronogramas de los cargos y sus detalles, las distintas sociedades a las que está vinculado esa persona, entre otros.

·      Sectoriales: Este tipo ofrece una visión rápida y completa de la situación sobre un sector y la evolución que ha tenido en los últimos años.

·      Reputación online: Reúnen toda la información sobre una marca o persona en el mundo digital para conocer al detalle su comportamiento. Es útil para negocios, pero también a la hora de contratar a alguien para importantes proyectos empresariales. Este tipo de informe evalúa el SEO, la presencia y participación en redes sociales, si aparece en noticias, etc.

Por tanto, todos ellos son informes comerciales que recopilan información a través de boletines existentes  y recaban toda la información posible y necesaria para que puedas tomar decisiones financieras para tu empresa.

PARTES DE UN INFORME

·         Portada: Esta sección suele ser muy importante; contiene los datos del autor o investigador, además del título relacionado con el tema que se está tratando, y la fecha de elaboración junto al lugar. Ciertas portadas pueden variar sus características de acuerdo al tipo de organización con la que trabaje un investigador, o incluso del investigador propio.

·         Título: Se trata de un nombre para identificar el tema o asunto desarrollado en el informe. Este debe permitir una interpretación clara para el destinatario, pues debe estar relacionado con la investigación.

·         Índice: Esta es una parte donde se encuentra una organización numérica de los apartados del informe. El índice, puede ser una parte opcional del informe, sin embargo es importante porque permite una buena organización y así una mejor manera de entender la información.

·         Introducción: Corresponde a una parte fundamental en el informe, pues es una especie de reseña breve sobre el tema que va a estudiarse. La introducción es, en muchas ocasiones, muy importante para que un tema sea comprendido totalmente.

·         Cuerpo o desarrollo: Esta es la parte más importante del informe. Aquí, es donde se encuentran las descripciones más detalladas sobre la investigación; todos los datos relacionados de manera ordenada para el entendimiento del destinatario. Generalmente, el cuerpo va integrado junto a notas al pie de página que explican algunos textos, citas o extractos de investigaciones externas, anexos que incluyen gráficas y diafragmas; todo esto destinado para una fácil comprensión.

·         Conclusiones: Aquí son presentados los resultados de la información planteada en el informe, de acuerdo al autor o investigador. Además, permite responder las interrogantes, o desarrollar las soluciones de algún problema planteado.

·         Bibliografía: Es un área con organización alfabética de los documentos consultados al momento de realizar las investigaciones para el informe. Aquí se encuentran: la fecha de consulta de los documentos, con su respectivo autor, ya sean enciclopedias, libros, información en línea, artículos de prensa, medios audiovisuales u otros.

En los informes orales, existen algunas diferencias importantes:

·      El orador deberá conocer muy bien el espíritu del informe, a qué quiere llegar con esa minuta y cómo fue desarrollada la investigación.

·      Deberá ser claro y breve, sin excederse en detalles, ni tampoco omitiendo partes importantes. Aquí entran en juego los conocimientos sobre oratoria, pero lo esperado es que con la misma estructura (introducción,  cuerpo, conclusión), a medida que vaya avanzando en su exposición, el oyente pueda anticipar la conclusión.

·      La bibliografía podrá estar a mano del informante, que acudirá a ella cuando necesite reforzar la validez de sus afirmaciones.